Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 8. Oktober 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dieser Website, dem Foundora Client Portal und den in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Leistungen ist:

Foundora Digital Agency

Inhaber: Maximilian Lücking

Blumlage 122

29221 Celle

Deutschland

E-Mail: privacy@foundora-digital.com

2. Allgemeine Informationen zur Datenverarbeitung

Wir nehmen den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ernst. Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies erforderlich ist, um unsere Website und digitalen Systeme zu betreiben, Anfragen zu beantworten, Kundenkonten und Projekte zu verwalten, unsere Leistungen zu erbringen, vertragliche oder vorvertragliche Pflichten zu erfüllen, Zahlungen abzuwickeln, Support bereitzustellen, unsere Systeme zu schützen oder gesetzlichen Verpflichtungen nachzukommen.

Je nach jeweiliger Verarbeitungstätigkeit kann die Verarbeitung insbesondere auf folgenden Rechtsgrundlagen beruhen:

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich ist;
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Wahrung unserer berechtigten Interessen oder der berechtigten Interessen eines Dritten erforderlich ist und nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person überwiegen; oder
Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, soweit wir für eine bestimmte Verarbeitungstätigkeit eine Einwilligung einholen.

3. Website-Hosting und Server-Logfiles

Diese Website und ihre technische Infrastruktur werden bei IONOS gehostet.

Wenn Sie unsere Website oder Online-Dienste aufrufen, können durch die Hosting-Infrastruktur automatisch technische Informationen verarbeitet und in Server-Logfiles gespeichert werden. Hierzu können insbesondere gehören:

IP-Adresse;
Datum und Uhrzeit des Zugriffs;
aufgerufene Seite oder Datei;
Referrer-URL;
Browsertyp und Browserversion;
Betriebssystem;
Hostname oder Geräteinformationen; sowie
Informationen über erfolgreiche oder fehlgeschlagene Anfragen.

Die Verarbeitung dieser Daten ist erforderlich, um unsere Website und digitalen Dienste sicher und zuverlässig bereitzustellen, die technische Stabilität zu gewährleisten und technische Probleme, Missbrauch oder Sicherheitsvorfälle zu erkennen oder zu untersuchen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren, stabilen und technisch zuverlässigen Betrieb sowie im Schutz unserer Website und digitalen Infrastruktur.

Hosting-Anbieter:

IONOS SE

Elgendorfer Straße 57

56410 Montabaur

Deutschland

4. IONOS WebAnalytics

Wir verwenden IONOS WebAnalytics, um statistische Informationen über die Nutzung unserer Website zu erhalten.

IONOS WebAnalytics kann Informationen im Zusammenhang mit Websitebesuchen verarbeiten, beispielsweise aufgerufene Seiten, verweisende Websites, Browser- und Geräteinformationen sowie weitere technische Nutzungsdaten.

Nach Angaben von IONOS verwendet WebAnalytics für die Besucheranalyse keine Cookies. IP-Adressen werden bei der Verarbeitung anonymisiert, sodass einzelne Besucher anhand der uns zur Verfügung stehenden Analysedaten nicht unmittelbar identifiziert werden können.

Die Informationen werden verwendet, um die Nutzung der Website zu analysieren, unsere Website zu verbessern und einen effizienten Betrieb unseres Online-Auftritts sicherzustellen.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Analyse und Verbesserung der Leistung und Benutzerfreundlichkeit unserer Website.

Anbieter:

IONOS SE

Elgendorfer Straße 57

56410 Montabaur

Deutschland

5. WordPress, Elementor und Foundora-Systeme

Unsere Website und das Client Portal werden mit WordPress betrieben. Website- und Portal-Funktionen werden mit WordPress, Elementor, Elementor Pro sowie intern entwickelten Funktionen erstellt oder verwaltet.

Diese Systeme dienen der Bereitstellung, Darstellung und dem Betrieb unserer Website, Formulare, des Client Portals und damit verbundener Funktionen.

Soweit über WordPress, Elementor oder intern entwickelte Funktionen personenbezogene Daten verarbeitet werden, erfolgt dies ausschließlich in dem Umfang, der für die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen jeweiligen Zwecke erforderlich ist.

6. Lokal gehostete Schriftarten

Unsere Website verwendet Schriftarten, darunter Inter und Figtree, die lokal innerhalb unserer Website-Infrastruktur gespeichert sind.

Die Schriftdateien werden aus unserer eigenen Website-Umgebung ausgeliefert. Allein zum Laden dieser Schriftarten wird keine Verbindung zu Google-Servern hergestellt und zu diesem Zweck werden keine personenbezogenen Daten an Google übermittelt.

7. Projektanfrageformular

Sie können uns über das auf unserer Website bereitgestellte Projektanfrageformular kontaktieren.

Wenn Sie eine Projektanfrage absenden, können wir unter anderem folgende Informationen verarbeiten:

Name;
Unternehmensname;
E-Mail-Adresse;
Telefonnummer, sofern angegeben;
bestehende Website;
gewünschte Projektart und Projektumfang;
Branche;
benötigte Website-Funktionen;
geschätztes Budget;
gewünschter Zeitrahmen für den Launch;
Informationen zu Domain und Hosting;
vorhandenes Branding und Website-Inhalte;
weitere von Ihnen bereitgestellte Informationen; sowie
von Ihnen freiwillig hochgeladene Dateien.

Wir verarbeiten diese Informationen, um Ihre Anfrage zu prüfen, mit Ihnen zu kommunizieren, Ihre Projektanforderungen einzuschätzen und ein mögliches Angebot vorzubereiten oder zu besprechen.

Soweit Ihre Anfrage auf die Begründung eines Vertragsverhältnisses mit uns gerichtet ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung für sonstige berechtigte geschäftliche Kommunikation erforderlich ist, kann sie auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Bearbeitung und Beantwortung geschäftlicher Anfragen.

Das Absenden einer Projektanfrage führt für sich allein weder zur Erstellung eines Client-Portal-Kontos noch zum Abschluss eines Vertragsverhältnisses.

8. Erste Datei-Uploads

Unser Projektanfrageformular kann Ihnen ermöglichen, freiwillig Dateien hochzuladen.

Hochgeladene Dateien werden zum Zweck der Prüfung und Bearbeitung Ihrer Projektanfrage verarbeitet.

Bitte laden Sie keine unnötigen sensiblen personenbezogenen Informationen oder Dateien mit personenbezogenen Daten hoch, die für Ihre Projektanfrage nicht erforderlich sind.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Dateien im Zusammenhang mit vorvertraglichen Maßnahmen bereitgestellt werden.

9. Speicherung von Formulareingaben

Über unsere Website übermittelte Informationen können über die Submission-Funktion von Elementor innerhalb unserer WordPress-Installation gespeichert und zusätzlich per E-Mail an uns übermittelt werden.

Wir speichern Anfragedaten nur so lange, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage und einer gegebenenfalls anschließenden Geschäftsbeziehung erforderlich ist, sofern gesetzliche Aufbewahrungspflichten oder andere berechtigte Gründe keine längere Speicherung erfordern.

Kommt kein Vertragsverhältnis zustande, werden nicht mehr erforderliche Daten entsprechend den anwendbaren datenschutzrechtlichen und gesetzlichen Aufbewahrungsvorgaben gelöscht.

10. Kontakt per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die in Ihrer Nachricht enthaltenen Informationen, einschließlich Ihrer E-Mail-Adresse und aller weiteren von Ihnen freiwillig bereitgestellten Angaben.

Zweck der Verarbeitung ist die Beantwortung und Bearbeitung Ihrer Anfrage oder Kommunikation.

Betrifft Ihre Kommunikation ein mögliches oder bestehendes Vertragsverhältnis, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Bei sonstiger geschäftsbezogener Kommunikation kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung von Anfragen und der Durchführung geschäftlicher Kommunikation.

10A. Kostenloser Website Audit und persönliche Prüfung

Foundora stellt eine öffentlich zugängliche automatisierte Funktion zur Website-Analyse („kostenloser Website Audit") bereit. Nutzer können eine öffentlich zugängliche Website-URL übermitteln, um eine begrenzte technische Ersteinschätzung zu erhalten.

Bei Nutzung des kostenlosen Website Audits können wir insbesondere folgende Daten verarbeiten:

die zur Analyse übermittelte Website-URL;
technische Informationen, die im Zusammenhang mit dem Audit von der übermittelten Website abgerufen werden;
aus der Analyse erzeugte Audit-Ergebnisse und technische Indikatoren;
Datum und Uhrzeit der Audit-Anfrage;
technische Anfrage-, Sicherheits- und Missbrauchspräventionsdaten, zu denen auch die IP-Adresse und damit verbundene Server-Log-Informationen gehören können; sowie
Informationen, die für Betrieb, Absicherung und Fehlerbehebung der Audit-Funktion erforderlich sind.

Die übermittelte Website-URL und die davon abgerufenen technischen Informationen werden verarbeitet, um die angeforderte Analyse durchzuführen, das Audit-Ergebnis anzuzeigen und die Audit-Infrastruktur gegen Missbrauch, schädliche Anfragen und technische Beeinträchtigungen zu schützen.

Soweit der kostenlose Website Audit vom Nutzer als Website-Funktion angefordert wird, kann die für die Bereitstellung dieser angeforderten Funktion erforderliche Verarbeitung, soweit anwendbar, auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen. Verarbeitungen, die für technische Sicherheit, Missbrauchsprävention, Fehlerbehebung und den Schutz unserer Systeme erforderlich sind, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unsere berechtigten Interessen liegen in der sicheren und zuverlässigen Bereitstellung der Audit-Funktion sowie im Schutz unserer Website und Infrastruktur.

Für die Durchführung des ersten automatisierten Audits ist allein zu diesem Zweck keine Angabe von Name oder E-Mail-Adresse erforderlich.

Nach Abschluss eines Audits können Nutzer freiwillig eine kostenlose persönliche Prüfung („Free Personal Review") anfordern. Im Zusammenhang mit einer solchen Anfrage können wir zusätzlich insbesondere folgende Daten verarbeiten:

Name;
E-Mail-Adresse;
die zur Prüfung übermittelte Website-URL;
das zuvor erzeugte Audit-Ergebnis;
freiwillig im Rahmen der Prüfungsanfrage bereitgestellte Informationen; sowie
interne Analysen, Notizen, Bewertungen, Berichte oder PDF-Dokumente, die Foundora im Zusammenhang mit der Prüfung der Website und der Bewertung eines möglichen Projekts erstellt.

Diese Informationen werden verarbeitet, um die angeforderte persönliche Prüfung zu bearbeiten, mit dem Anfragenden zu kommunizieren, die Website vertieft zu bewerten und einzuschätzen, ob Foundora bei einem möglichen Projekt unterstützen kann.

Soweit die persönliche Prüfung im Hinblick auf eine mögliche Geschäftsbeziehung angefordert wird, kann die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO beruhen. Soweit die Verarbeitung zur Bearbeitung berechtigter geschäftlicher Anfragen, zur Dokumentation der Prüfung, zur Missbrauchsprävention oder zur effizienten Bewertung möglicher Projekte erforderlich ist, kann sie zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unsere berechtigten Interessen liegen in der Bearbeitung angeforderter Prüfungen, der Bewertung möglicher Kundenprojekte, der zuverlässigen Organisation geschäftlicher Abläufe und dem Schutz des Audit-Dienstes vor Missbrauch.

Die Anforderung einer kostenlosen persönlichen Prüfung begründet kein Vertragsverhältnis und verpflichtet den Anfragenden nicht zum Erwerb von Leistungen.

Audit- und Prüfungsinformationen werden nur so lange gespeichert, wie dies für die jeweilige Analyse, Prüfung, Kommunikation, Sicherheit und Bearbeitung der Geschäftsanfrage erforderlich ist, sofern gesetzliche Verpflichtungen oder andere berechtigte Gründe keine längere Speicherung erfordern. Nicht mehr erforderliche Daten werden gegebenenfalls gelöscht oder anonymisiert.

Die Audit-Funktion kann technisch auf die übermittelte öffentliche Website zugreifen, um die für die angeforderte Analyse erforderlichen Informationen abzurufen. Nutzer sollten daher ausschließlich Website-URLs übermitteln, die rechtmäßig analysiert werden dürfen, und keine Passwörter, Zugangsdaten oder sonstigen vertraulichen Informationen in das URL-Feld des Audits eingeben.

11. Foundora Client Portal

Foundora stellt autorisierten Kunden einen passwortgeschützten Online-Kundenbereich („Client Portal“) zur Verfügung.

Das Client Portal wird innerhalb der WordPress-Umgebung von Foundora betrieben und dient der Verwaltung und Kommunikation von Informationen im Zusammenhang mit der Kundenbeziehung und einzelnen Projekten.

Je nach Kunde und Projekt kann das Client Portal Zugriff auf folgende Inhalte und Funktionen bieten:

Projektinformationen;
Projektstatus und Projektfortschritt;
Projektdaten und Aktualisierungen;
Angebote;
Annahme von Angeboten;
Rechnungen und Informationen zum Zahlungsstatus;
Projektdateien und Uploads;
Informationen zu Care Plans;
Supportanfragen und Tickets;
projektbezogene Nachrichten und Benachrichtigungen; sowie
Informationen zum Kundenkonto.

Über das Client Portal verarbeitete personenbezogene Daten können insbesondere umfassen:

Name und Unternehmensinformationen;
geschäftliche E-Mail-Adresse und Kontaktdaten;
Kunden- und Kontoidentifikatoren;
Projektinformationen;
Angebots- und Vertragsinformationen;
Informationen zur Angebotsannahme;
Rechnungs- und Zahlungsstatusinformationen;
Projektdateien;
Supportnachrichten und Anhänge;
Informationen zu Care Plans und Abonnements; sowie
technische Informationen, die für Betrieb und Sicherheit des Portals erforderlich sind.

Soweit die Verarbeitung zur Begründung, Verwaltung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Verarbeitungen, die für den sicheren Betrieb, die Verwaltung und den Schutz des Client Portals erforderlich sind, können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Zu unseren berechtigten Interessen gehören der Betrieb einer sicheren Kundenverwaltungsumgebung, der Schutz von Kundenkonten und die Dokumentation geschäftlicher Abläufe.

12. Client-Portal-Konten und Login

Client-Portal-Konten werden nicht automatisch erstellt, wenn eine erste Projektanfrage abgesendet wird.

Soweit dies angemessen ist, kann Foundora nach Qualifizierung einer Anfrage oder im Zusammenhang mit der Vorbereitung oder Bereitstellung eines Angebots ein Kundenkonto erstellen.

Für die Erstellung und Verwaltung eines Kontos können wir folgende Daten verarbeiten:

Name;
Unternehmensname;
E-Mail-Adresse;
Kontoidentifikator;
Kontostatus;
loginbezogene Informationen; sowie
Informationen, die erforderlich sind, um das Konto dem jeweiligen Kunden oder Projekt zuzuordnen.

Authentifizierungsinformationen werden verarbeitet, um den Zugang auf autorisierte Nutzer zu beschränken.

Abhängig von der technischen Konfiguration von WordPress und dem Client Portal können außerdem technische Informationen wie Login-Ereignisse, IP-Adressen oder sicherheitsbezogene Protokolldaten verarbeitet werden, soweit dies für Authentifizierung, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention und Systemsicherheit erforderlich ist.

Rechtsgrundlage für die Verarbeitung im Zusammenhang mit Kundenkonten ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sicherheitsbezogene Verarbeitungen können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Verhinderung unbefugter Zugriffe und im Schutz unserer Systeme, Kunden und Geschäftsinformationen.

Passwörter sind nicht dafür vorgesehen, Foundora im Klartext zugänglich zu sein.

13. Angebote und elektronische Annahme

Individuelle Angebote können Kunden über das Client Portal bereitgestellt werden.

Im Zusammenhang mit der Erstellung, Bereitstellung und Annahme eines Angebots können wir folgende Daten verarbeiten:

Kunden- und Unternehmensinformationen;
Projektinformationen;
Angebotsinhalte;
Preis- und Leistungsinformationen;
Angebotsstatus;
Datum und Uhrzeit der Annahme;
Kunden- oder Kontoidentifikator; sowie
technische Transaktionsinformationen, soweit diese zur Dokumentation des Annahmevorgangs erforderlich sind.

Diese Informationen werden verarbeitet, um Angebote vorzubereiten, Vertragsverhältnisse abzuschließen und zu verwalten sowie zu dokumentieren, ob und wann ein Angebot angenommen wurde.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit bestimmte Informationen zu Beweiszwecken oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen aufbewahrt werden müssen, kann die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO oder anwendbaren gesetzlichen Verpflichtungen beruhen.

14. Projektmanagement und Projektstatus

Das Client Portal kann Projektphasen, Fortschritt, Projektdaten, Aktualisierungen, erforderliche Handlungen und weitere Informationen zum Projektmanagement anzeigen.

Zu diesem Zweck verarbeiten wir Informationen in Bezug auf:

den Kunden;
das betreffende Projekt;
vereinbarte Leistungen;
Projektmeilensteine;
Projektfortschritt;
Handlungen oder Freigaben des Kunden;
Projektaktualisierungen; sowie
damit verbundene administrative Informationen.

Die Verarbeitung ist erforderlich, um das jeweilige Projekt zu organisieren, zu verwalten und durchzuführen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

15. Foundora Desk

Foundora verwendet eine intern entwickelte Verwaltungsumgebung mit der Bezeichnung Foundora Desk, um Kundenbeziehungen, Projekte und damit verbundene Geschäftsprozesse zu verwalten.

Foundora Desk wird vollständig innerhalb der WordPress-Umgebung von Foundora betrieben und ist weder eine separate externe Plattform noch ein externer Dienstleister.

Abhängig von der jeweiligen Kundenbeziehung kann Foundora Desk zur Verwaltung von Informationen in folgenden Bereichen eingesetzt werden:

Kunden und Ansprechpartner;
Projektanfragen;
Kundenkonten;
Projekte und Projektphasen;
Angebote und Angebotsstatus;
Angebotsannahmen;
Rechnungen und Zahlungsstatus;
Projektdateien;
Care Plans;
Support-Tickets;
Kommunikation und Benachrichtigungen; sowie
interne administrative Informationen, die zur Verwaltung der Kundenbeziehung erforderlich sind.

Informationen können zwischen Foundora Desk und dem Client Portal ausgetauscht werden, soweit dies zur Bereitstellung der Portal-Funktionen und zur Verwaltung von Kundenprojekten erforderlich ist.

Verarbeitungen, die für vorvertragliche Maßnahmen oder die Erfüllung eines Kundenvertrags erforderlich sind, beruhen auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Verarbeitungen im Zusammenhang mit interner Organisation, Dokumentation, Systemsicherheit und effizienter Verwaltung können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen. Zu unseren berechtigten Interessen gehören eine effiziente Geschäftsverwaltung, zuverlässiges Projektmanagement, die Dokumentation geschäftlicher Abläufe und der Schutz unserer Systeme.

16. Automatisierte E-Mail-Workflows mit Make

Foundora verwendet Make für ausgewählte Automatisierungsabläufe im Zusammenhang mit transaktionalen und administrativen E-Mail-Benachrichtigungen.

Je nach jeweiligem Workflow können an Make übermittelte oder durch Make verarbeitete personenbezogene Daten insbesondere umfassen:

Name;
Unternehmensname;
E-Mail-Adresse;
Kunden- oder Projektidentifikator;
Art der Benachrichtigung;
relevante Statusinformationen zu Projekt, Angebot, Rechnung, Zahlung, Datei, Care Plan oder Support; sowie
weitere Informationen, die zur Erstellung oder Auslösung der jeweiligen transaktionalen Benachrichtigung erforderlich sind.

Make wird von Foundora eingesetzt, um den technischen Ablauf solcher Mitteilungen zu automatisieren. Foundora verwendet Make nicht dazu, eigenständig zu bestimmen, ob ein Angebot angenommen wurde, ob eine Zahlung erfolgt ist oder andere vertragliche Entscheidungen über Kunden zu treffen.

Automatisierte E-Mails können beispielsweise im Zusammenhang mit folgenden Ereignissen ausgelöst werden:

neuen Angeboten;
Angebotsannahmen;
Projektaktualisierungen;
Rechnungen oder Zahlungsaktualisierungen;
Dateien;
Care Plans; oder
Support-Aktivitäten.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung oder Verwaltung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung einer effizienten Geschäftsverwaltung und zuverlässigen Kommunikation mit Kunden dient, kann sie zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Verwaltung von Kundenbeziehungen und der Gewährleistung zuverlässiger transaktionaler Kommunikation.

Make verarbeitet Kundendaten als Dienstleister im Rahmen seiner vertraglichen Vereinbarungen zur Datenverarbeitung.

Make ist Teil der Celonis-Gruppe. Informationen zum Datenschutz bei Make werden von Celonis bereitgestellt, einschließlich Informationen zu internationalen Datenübermittlungen und anwendbaren Garantien.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums übermittelt werden, können die anwendbaren Garantien Angemessenheitsbeschlüsse, das EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar, oder die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission umfassen.

Diese Workflows werden von Foundora nicht verwendet, um ausschließlich auf automatisierter Verarbeitung beruhende Entscheidungen zu treffen, die gegenüber Personen rechtliche Wirkung entfalten oder sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigen, im Sinne von Art. 22 DSGVO.

17. Datei-Uploads im Portal und Projektdateien

Kunden können über das Client Portal Dateien hochladen oder austauschen.

Abhängig vom Projekt können solche Dateien insbesondere umfassen:

Logos und Markenmaterialien;
Bilder;
Texte und Inhalte;
Projektdokumente;
Designmaterialien;
technische Dateien;
Support-Anhänge; sowie
sonstige projektbezogene Materialien.

Dateien werden für den Zweck verarbeitet, für den sie übermittelt wurden, einschließlich Projektumsetzung, Prüfung, Kommunikation, Support oder Wartung.

Rechtsgrundlage ist grundsätzlich Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Kunden sollten es vermeiden, personenbezogene Daten hochzuladen, die für das betreffende Projekt oder die Supportanfrage nicht erforderlich sind, und sollten keine Passwörter, vollständigen Zahlungskartendaten oder sonstigen unnötigen hochsensiblen Informationen über gewöhnliche Datei-Uploads übermitteln.

18. Support-Tickets und Kommunikation

Kunden können über das Client Portal Supportanfragen einreichen.

Je nach Anfrage können wir folgende Informationen verarbeiten:

Kunden- und Kontoinformationen;
Ticketnummer;
Betreff;
Kategorie;
Dringlichkeitsangabe;
Nachrichteninhalt;
Anhänge;
Ticketstatus;
Antworten;
Zeitstempel; sowie
Informationen zum betreffenden Projekt oder Care Plan.

Wir verarbeiten diese Informationen, um Supportanfragen entgegenzunehmen, zu verwalten, zu dokumentieren und zu beantworten sowie vertragliche Support- oder Wartungsleistungen bereitzustellen.

Soweit die Supportanfrage einen bestehenden Vertrag oder Care Plan betrifft, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit die Verarbeitung für allgemeine technische Verwaltung, Sicherheit oder Dokumentation erforderlich ist, kann sie zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

19. Rechnungen und Zahlungsstatus im Client Portal

Das Client Portal kann Rechnungsinformationen und den Zahlungsstatus des Kunden anzeigen.

Zu diesem Zweck können wir unter anderem folgende Informationen verarbeiten:

Kunden- und Unternehmensinformationen;
Rechnungsnummer;
Rechnungsdatum;
Rechnungsbetrag;
Zahlungsstatus;
Fälligkeitsdatum;
Transaktionsreferenz; sowie
Informationen, die erforderlich sind, um eine Zahlung der jeweiligen Rechnung oder dem jeweiligen Projekt zuzuordnen.

Diese Verarbeitung dient der Verwaltung des Vertragsverhältnisses, der Bereitstellung von Zahlungsstatusinformationen für Kunden und der ordnungsgemäßen Führung von Geschäftsunterlagen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Rechnungs- und Buchhaltungsinformationen zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen aufbewahrt werden müssen, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

20. Zahlungsabwicklung mit Stripe

Wir verwenden Stripe zur Abwicklung von Online-Zahlungen für unsere Leistungen, einschließlich einzelner Projektzahlungen und wiederkehrender Zahlungen für Foundora Care Plans.

Abhängig von der gewählten Zahlungsmethode und den Umständen der Transaktion kann Stripe personenbezogene Daten verarbeiten, beispielsweise:

Name;
E-Mail-Adresse;
Rechnungsadresse;
Unternehmensname, sofern angegeben;
Zahlungsmethode und Zahlungsinformationen;
Transaktionsbetrag und Währung;
Transaktionskennungen;
Datum und Uhrzeit der Zahlung;
Geräte- und technische Informationen; sowie
Informationen zur Betrugsprävention, Sicherheit und Einhaltung regulatorischer Anforderungen.

Zahlungskartendaten und andere sensible Zahlungsinformationen werden grundsätzlich direkt in der Zahlungsumgebung von Stripe eingegeben. Wir erhalten von Stripe keine vollständigen Zahlungskartendaten.

Wir verarbeiten zahlungsbezogene personenbezogene Daten, soweit dies zur Erfüllung eines Vertrags gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO erforderlich ist.

Soweit die Verarbeitung zur Erfüllung gesetzlicher Buchhaltungs-, Steuer- oder sonstiger rechtlicher Verpflichtungen erforderlich ist, ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Verarbeitungen, die für Zahlungssicherheit, Betrugsprävention und den Schutz der Zahlungsinfrastruktur erforderlich sind, können zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Stripe kann bestimmte personenbezogene Daten für eigene Zwecke und auf eigener Rechtsgrundlage verarbeiten, insbesondere zur Betrugsprävention, Sicherheit und Erfüllung finanzrechtlicher und regulatorischer Verpflichtungen.

Zahlungsdienstleister:

Stripe Payments Europe, Limited

1 Grand Canal Street Lower

Grand Canal Dock

Dublin

Irland

21. Care Plans und Abonnementverwaltung

Wenn ein Kunde einen Foundora Care Plan erwirbt oder verwaltet, können wir folgende Informationen verarbeiten:

Kunden- und Unternehmensinformationen;
ausgewählter Care Plan;
Abonnementstatus;
Abrechnungszeitraum;
Informationen zu Beginn oder Kündigung des Abonnements;
Zahlungsstatus;
Stripe-Kunden- oder Abonnementreferenzen; sowie
Informationen, die zur Erbringung der enthaltenen Wartungs- und Supportleistungen erforderlich sind.

Diese Informationen werden verarbeitet, um den Care Plan einzurichten, zu verwalten, abzurechnen und bereitzustellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Soweit Zahlungs- oder Buchhaltungsinformationen gesetzlich aufzubewahren sind, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

22. Rechnungsstellung und Buchhaltung

Wir verarbeiten Kunden-, Rechnungs-, Transaktions- und Buchhaltungsinformationen, soweit dies erforderlich ist, um Rechnungen auszustellen, Zahlungen zu erfassen, unsere Buchhaltung zu führen und handels- und steuerrechtliche Verpflichtungen zu erfüllen.

Für diese Zwecke verwenden wir Lexware für Rechnungsstellung und Buchhaltung.

Abhängig von der jeweiligen Transaktion können zu diesen Zwecken insbesondere folgende Informationen verarbeitet werden:

Name und Unternehmensinformationen;
Rechnungs- und Kontaktdaten;
Rechnungsangaben;
erbrachte Leistungen;
Beträge und Zahlungsinformationen;
Transaktionsinformationen; sowie
Steuer- und Buchhaltungsinformationen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die vertragliche Abrechnung erforderlich ist, und Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO, soweit die Verarbeitung zur Erfüllung buchhalterischer, steuerlicher oder sonstiger gesetzlicher Verpflichtungen erforderlich ist.

Personenbezogene Daten werden an Buchhaltungs- oder Rechnungsdienstleister nur in dem Umfang übermittelt, der für diese Zwecke erforderlich ist.

23. Elektronische Benachrichtigungen

Foundora kann transaktionale oder administrative Benachrichtigungen im Zusammenhang mit Kundenkonten, Angeboten, Projekten, Rechnungen, Zahlungen, Dateien, Care Plans oder Support-Aktivitäten versenden.

Diese Benachrichtigungen können automatisch erzeugt werden, wenn ein entsprechendes Ereignis innerhalb des Client Portals, Foundora Desk oder eines damit verbundenen Workflows eintritt.

Je nach Benachrichtigung können wir folgende Daten verarbeiten:

Name;
E-Mail-Adresse;
Kunden- oder Projektidentifikator;
relevante Ereignis- oder Statusinformationen; sowie
Informationen, die zur Erstellung und Zustellung der Benachrichtigung erforderlich sind.

Soweit die Benachrichtigung für die Erfüllung oder Verwaltung eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Sonstige erforderliche administrative Benachrichtigungen können auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruhen.

Transaktionale Mitteilungen im Zusammenhang mit einer Anfrage oder bestehenden Kundenbeziehung sind von Marketingkommunikation zu unterscheiden.

24. Cookies, Login-Technologien und Einwilligungsmanagement

Unsere Website und das Client Portal können Cookies oder vergleichbare Browsertechnologien verwenden.

Einige Technologien sind technisch erforderlich, um:

die Website zu betreiben;
sichere Login-Sitzungen aufrechtzuerhalten;
Nutzer des Client Portals zu authentifizieren;
Sicherheitsfunktionen aufrechtzuerhalten;
technische Sitzungsinformationen zu speichern; oder
vom Nutzer ausdrücklich angeforderte Funktionen bereitzustellen.

Soweit das Speichern von Informationen auf dem Endgerät eines Nutzers oder der Zugriff auf dort gespeicherte Informationen unbedingt erforderlich ist, um einen ausdrücklich angeforderten digitalen Dienst bereitzustellen, können solche Technologien im gesetzlich zulässigen Umfang ohne Einwilligung eingesetzt werden.

Soweit für ein bestimmtes Cookie oder eine vergleichbare Technologie gesetzlich eine Einwilligung erforderlich ist, soll diese Technologie erst aktiviert werden, nachdem die entsprechende Einwilligung erteilt wurde.

Wir verwenden Complianz, um Cookie- und Datenschutzeinstellungen zu verwalten.

Complianz kann technisch notwendige Informationen in Ihrem Browser speichern, um Ihre Datenschutzauswahl zu speichern und den Einwilligungsmechanismus zu betreiben.

Unsere aktuelle Website-Konfiguration verwendet nicht absichtlich Werbe- oder Marketing-Tracking-Cookies.

Ausführliche und aktuelle Informationen zu den auf unserer Website eingesetzten Cookies und vergleichbaren Technologien finden Sie in unserer gesonderten Cookie-Richtlinie sowie in den Informationen, die über unsere Einwilligungsverwaltungsoberfläche verfügbar sind.

25. Externe Links und soziale Medien

Unsere Website kann Links zu externen Websites und Social-Media-Plattformen wie Instagram enthalten.

Werden diese ausschließlich als externe Links bereitgestellt, werden durch den Link selbst keine Inhalte der jeweiligen Plattform in unsere Website eingebettet.

Wenn Sie einen solchen Link anklicken, verlassen Sie unsere Website. Für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf der jeweiligen Website oder Plattform ist anschließend der jeweilige Drittanbieter verantwortlich.

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte den Datenschutzhinweisen des jeweiligen Anbieters.

26. Empfänger und Dienstleister

Soweit dies für den Betrieb unserer Website und des Client Portals, die Bearbeitung von Anfragen, die Verwaltung von Kundenbeziehungen, die Vertragserfüllung, Buchhaltung, Zahlungsabwicklung, Kommunikation und technischen Support erforderlich ist, können personenbezogene Daten durch Dienstleister verarbeitet oder an diese offengelegt werden.

Je nach jeweiliger Verarbeitungstätigkeit können Kategorien von Empfängern insbesondere umfassen:

Hosting- und Infrastrukturanbieter;
E-Mail-Anbieter;
Website- und technische Dienstleister;
Automatisierungsanbieter;
Zahlungsdienstleister;
Buchhaltungs- und Rechnungsdienstleister;
Anbieter für Einwilligungsmanagement;
professionelle Berater, soweit erforderlich; sowie
sonstige Dienstleister, die zur Bereitstellung oder Verwaltung unserer Leistungen erforderlich sind.

Insbesondere:

IONOS SE kann personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Hosting, E-Mail und damit verbundener Infrastruktur verarbeiten;
Stripe Payments Europe, Limited kann personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Zahlungs- und Abonnementabwicklung verarbeiten;
Make / Celonis kann personenbezogene Daten verarbeiten, soweit dies für die automatisierte Abwicklung transaktionaler E-Mail-Workflows erforderlich ist; und
Lexware kann personenbezogene Daten im Zusammenhang mit Rechnungsstellung und Buchhaltung verarbeiten.

Foundora Desk selbst ist kein externer Empfänger. Es wird innerhalb der WordPress-Umgebung von Foundora betrieben.

Soweit ein Dienstleister als Auftragsverarbeiter in unserem Auftrag tätig wird, werden erforderlichenfalls entsprechende Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.

Einige Anbieter können für bestimmte Zwecke personenbezogene Daten als eigenständige Verantwortliche verarbeiten, insbesondere soweit sie eigenen gesetzlichen oder regulatorischen Verpflichtungen unterliegen.

Wir verkaufen keine personenbezogenen Daten.

27. Internationale Datenübermittlungen

Einige von uns eingesetzte Dienstleister können personenbezogene Daten außerhalb Deutschlands oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) verarbeiten oder verbundene Unternehmen bzw. Unterauftragsverarbeiter in anderen Ländern einsetzen.

Soweit personenbezogene Daten außerhalb des EWR übermittelt werden, erfolgen solche Übermittlungen nur, wenn die Anforderungen des anwendbaren Datenschutzrechts erfüllt sind.

Je nach Empfänger und Bestimmungsland kann dies insbesondere umfassen:

einen Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission;
die Teilnahme am EU-U.S. Data Privacy Framework, soweit anwendbar;
die Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission; oder
einen anderen gesetzlich anerkannten Übermittlungsmechanismus.

Im Zusammenhang mit Make können bestimmte Verarbeitungen Unternehmen oder Unterauftragsverarbeiter außerhalb des EWR einbeziehen. Nach den aktuellen Datenschutzinformationen von Make nimmt Celonis Inc. am EU-U.S. Data Privacy Framework teil; soweit erforderlich, werden für einschlägige Übermittlungen geeignete Übermittlungsmechanismen wie Standardvertragsklauseln eingesetzt.

Weitere Informationen zu internationalen Datenübermittlungen einzelner Anbieter finden Sie in deren jeweiligen Datenschutzhinweisen.

28. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist oder wir gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet bzw. anderweitig rechtlich zur Speicherung berechtigt sind.

Die jeweils anwendbare Speicherdauer hängt daher von der Kategorie der Informationen und dem Zweck ihrer Verarbeitung ab.

Insbesondere gilt:

Informationen zu Anfragen werden so lange gespeichert, wie dies zur Bearbeitung der Anfrage und einer daraus entstehenden Geschäftsbeziehung erforderlich ist;
Kunden- und Projektinformationen können für die Dauer des Vertragsverhältnisses und darüber hinaus gespeichert werden, soweit dies für Dokumentation, Rechtsansprüche oder gesetzliche Verpflichtungen erforderlich ist;
Informationen zu Client-Portal-Konten können gespeichert werden, solange das Konto für die Kundenbeziehung erforderlich ist, und anschließend gegebenenfalls gelöscht, eingeschränkt oder anonymisiert werden;
Projektdateien und Supportinformationen werden so lange gespeichert, wie dies für das Projekt, die Supportbeziehung, Dokumentation oder anwendbare gesetzliche Verpflichtungen angemessen erforderlich ist;
Angebots- und Annahmeinformationen können gespeichert werden, soweit dies zur Dokumentation vertraglicher Vereinbarungen erforderlich ist;
Rechnungs-, Transaktions- und Buchhaltungsinformationen werden entsprechend den anwendbaren gesetzlichen handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungspflichten gespeichert;
über Dienstleister verarbeitete Automatisierungsdaten werden entsprechend den Anforderungen des jeweiligen Workflows, den vertraglichen Einstellungen und den anwendbaren Vereinbarungen mit den Anbietern gespeichert; und
technische und sicherheitsbezogene Informationen werden nur so lange gespeichert, wie dies für Betrieb, Fehlerbehebung, Missbrauchsprävention oder Sicherheitszwecke angemessen erforderlich ist, vorbehaltlich anwendbarer gesetzlicher Anforderungen.

Sobald der jeweilige Zweck und eine gegebenenfalls anwendbare gesetzliche Aufbewahrungsfrist entfallen, werden personenbezogene Daten gegebenenfalls gelöscht oder anonymisiert.

29. Ihre Rechte nach der DSGVO

Vorbehaltlich der jeweils anwendbaren gesetzlichen Voraussetzungen stehen Ihnen hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten insbesondere folgende Rechte zu:

das Recht auf Auskunft gemäß Art. 15 DSGVO;
das Recht auf Berichtigung gemäß Art. 16 DSGVO;
das Recht auf Löschung gemäß Art. 17 DSGVO;
das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung gemäß Art. 18 DSGVO;
das Recht auf Datenübertragbarkeit gemäß Art. 20 DSGVO;
das Widerspruchsrecht gemäß Art. 21 DSGVO; sowie
das Recht auf Widerruf einer Einwilligung gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO, soweit die Verarbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Der Widerruf einer Einwilligung berührt nicht die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung.

Soweit die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO beruht, kann Ihnen nach Maßgabe von Art. 21 DSGVO ein Widerspruchsrecht gegen diese Verarbeitung zustehen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte kontaktieren Sie uns unter:

privacy@foundora-digital.com

30. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, bei einer zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde Beschwerde einzulegen, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen das anwendbare Datenschutzrecht verstößt.

Sie können sich insbesondere an die Aufsichtsbehörde Ihres gewöhnlichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes wenden.

31. Sicherheit

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, die darauf ausgerichtet sind, personenbezogene Daten gegen unbeabsichtigte oder unrechtmäßige Vernichtung, Verlust, Veränderung, unbefugte Offenlegung oder unbefugten Zugriff zu schützen.

Unsere Website und das Client Portal verwenden verschlüsselte HTTPS-Verbindungen, um Informationen bei der Übertragung zwischen Ihrem Browser und unserer Website zu schützen.

Der Zugang zu kundenspezifischen Bereichen ist durch Authentifizierungsmechanismen beschränkt.

Kein internetbasiertes System kann absolute Sicherheit gewährleisten. Wir berücksichtigen daher fortlaufend geeignete technische und organisatorische Maßnahmen unter Berücksichtigung der Art und der Risiken der Verarbeitung.

32. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung aktualisieren, wenn sich unsere Website, das Client Portal, Foundora Desk, unsere Geschäftsprozesse, Dienstleister oder rechtliche Anforderungen ändern.

Die jeweils aktuelle Fassung dieser Datenschutzerklärung ist auf unserer Website verfügbar.

Zuletzt aktualisiert: 8. Oktober 2026